Dalam menjalankan operasional, Anda perlu membuat jadwal kerja shift untuk tim supaya dapat memastikan waktu kerja setiap karyawan. Untuk itu Anda harus tahu cara membuat jadwal kerja shift. Sehingga nantinya strategi bisnis kamu akan terlaksana dengan baik.
Di sini Anda akan mempelajari cara membuat penjadwalan shift yang mudah dengan strategi dan alat yang tepat.
Apa itu Jadwal Kerja Shift dan Mengapa itu Penting?
Jadwal kerja shift adalah struktur penjadwalan
Manfaat adanya jadwal kerja shift:
- Menciptakan keseimbangan kehidupan kerja sehingga tahu kapan waktunya bekerja dan tidak.
- Membuat operasional terus berjalan lancar dan berkembang.
- Menjaga kecepatan dan memastikan setiap orang bekerja secara efisien
- Pekerjaan bisa selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal kerja.
6 Tips Membuat Jadwal Kerja Shift Karyawan
Sebelum menentukan jadwal shift, perhatikan beberapa tips berikut:
1. Perhatikan Bisnis Anda
Ketahui jam sibuk dan karyawan yang tepat untuk mengisi jam sibuk. Termasuk jam kerja bisnis, apakah pagi sampai sore atau malam, atau bahkan 24 jam. Ini akan memberikan gambaran kepadamu penyusunan jadwal yang benar itu seperti apa.
2. Patuhi Undang-Undang
Dalam peraturan perundang-undangan, jam kerja maksimal per hari di luar jam lembur yaitu 8 jam, jadi 40 jam per minggu. Kamu bisa memberikan tambahan lembur dengan tambahan gaji diluar jam kerja karyawan. Dengan adanya lembur, jam kerja karyawan shift selanjutnya akan terbantu.
3. Bagi Kelompok
Untuk jam kerja yang tidak 24 jam bisa dibagi menjadi 2 atau 3 kelompok, dan jam kerja 24 jam menjadi 3 atau 4 kelompok. Sehingga ini akan memudahkan kamu dalam menghitung jam kerja dan pembagian jadwal kerja.
4. Komunikasikan Jadwal
Bicarakan dengan karyawan untuk penetapan jam kerja untuk mengindari jam yang kemungkinan karyawan keberatan dengan jam tersebut. Buatlah perjanjian dengan karyawan juga soal jadwal jam kerja. Kamu juga harus memantau jumlah absen karyawan melalui log book atau absensi sidik jari.
5. Lakukan Pergantian Shift
Lakukan rolling setiap minggu. Misalnya, jika kelompok 1 masuk shift 1 pada minggu pertama, maka ganti menjadi shift 2 pada minggu kedua, begitu seterusnya. Kenapa perlu dilakukan? Pada peraturan K3, rolling jadwal pergantian shift kerja dapat mengurangi penyakit akibat kerja.
6. Manfaatkan Aplikasi
Untuk mempermudah pembuatan jadwal, akan lebih baik menggunakan aplikasi. Sebagai contoh, yaitu menggunakan Excel dan aplikasi absensi online. Kamu juga bisa menggunakan sidik jari untuk setiap presensi karyawan. Jika dirasa terlalu mahal, kamu bisa menggunakan log book sebagai gantinya.
3 Contoh Jadwal Kerja Shift
Secara umum, ada 2 jadwal shift yaitu untuk 2 dan 3 shift. Biasanya penerapan 3 shift kerja berlaku untuk jam kerja 24 jam.
Berikut beberapa contoh jadwal kerja shift 2 dan 3 shift dengan 2-4 orang atau kelompok:
2 Shift 3 Kelompok
Jadwal 2 shift untuk 3 kelompok:
| Kel. | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jum’at | Sabtu | Minggu |
| 1 | 2 | 2 | X | X | 1 | 1 | 1 |
| 2 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | X | X |
| 3 | X | X | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 |
- Shift 1: 08:00 – 16:00
- Shift 2: 16:00 – 24:00
Recomended untuk bisnis keamanan.
2 Shift 5 Kelompok
Jadwal 2 shift untuk 3 kelompok atau 3 orang dengan jam kerja 7-8 jam:
| Kel. | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jum’at | Sabtu | Minggu |
| 1 | X | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | X |
| 2 | 2 | 2 | X | X | 1 | 1 | 2 |
| 3 | X | X | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| 4 | 2 | 2 | 2 | 2 | X | X | 1 |
| 5 | 1 | X | X | 2 | 2 | 2 | 1 |
- Shift 1: 08:00 – 16:00
- Shift 2: 16:00 – 24:00
Biasanya untuk minimarket, restoran, dan toko.
3 Shift 5 Kelompok
Contoh jadwal 3 shift yang dibagi menajdi 5 kelompok:
| Kel. | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jum’at | Sabtu | Minggu |
| A | 1 | 1 | X | X | 2 | 2 | 1 |
| B | 2 | 2 | 2 | 2 | X | X | 1 |
| C | X | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | X |
| D | X | X | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 |
| E | 3 | X | X | 2 | 2 | 2 | 2 |
Keterangan:
| X | Libur |
| 1 | Shift pertama |
| 2 | Shift kedua |
| 3 | Shift ketiga |
Cara Membuat Jadwal Kerja Shift dengan Excel
Contoh jadwal 3 shift untuk 6 kelompok menggunakan Excel:
Jam kerja 7 jam dengan 1 jam istirahat.
- Gunakan rumus COUNTIF untuk mengisi angka jam
- Rumus =COUNTIF(C4:14,”1”) untuk shift, 1 (shift pagi), 2 (shift sore), 3 (shift malam)
- Rumus =COUNTIF(C4:14,”x”) untuk libur
- Rumus =(J4*7)+(K4*7)+(L4*7)+5 untuk menghitung jumlah
- Untuk jam kerja 7 jam dan istirahat 1 jam, kalikan setiap kolom shift dengan angka 7 dan ditambah jumlah hari kerja.
Dengan cara membuat jadwal kerja shift di atas akan lebih mudah bagi Anda mengatur jam kerja serta mengetahui karyawan mana yang bisa Anda minta tolong untuk mengganti jam kerja kelompok lain sewaktu-waktu.
